О компании
ООО «ТаграС-РемСервис» образовано в 2008 году в результате выделения из ОАО «Татнефть» подразделений капитального ремонта скважин. Входит в состав «ТаграС-Холдинга». Мы оказываем услуги по текущему и капитальному ремонту скважин компаниям «Татнефть», «Роснефть», малым нефтяным компаниям Татарстана и другим. Персонал группы насчитывает около 4700 человек. В отделе правового сопровождения работает 5 специалистов, в обязанности которых входит контроль и анализ работы с заключаемыми договорами.
Как было
До реализации проекта учет договоров велся в таблицах EXCEL, их согласование в СЭД "Практика", а хранение в 1С:УПП. В задачи юристов входили контроль на этапе согласования, перенос в 1С:УПП и составление реестра для мониторинга и аналитики. Заведение информации происходило вручную, соответственно, одну и ту же работу приходилось делать по два, а тот и по три раза. Кроме того, не исключалась возможность некорректного заведения данных из-за человеческого фактора (дополнительное соглашение сдали, но во время регистрации не отметили данные из-за вошедшего посетителя или принятого телефонного звонка). Массу времени приходилось тратить на рутинную работу, которая, прямо скажем, не является нашей основной.
Поиск решения
Мне было известно, что многие компании в нашем регионе используют для автоматизации работы с договорами программу «1С:Документооборот», поэтому я решил познакомиться поближе с этим программным продуктам. За дополнительной информацией я обратился к специалистам ООО «Фирма ЛИСТ». Было принято решение провести для нас обучение на сертифицированном курсе 1С. Убедившись в том, что программный продукт «1С:Документооборот» обладает достаточными возможностями для решения наших задач, решили внедрять. Совместно со специалистами Фирмы «ЛИСТ» подготовили ТЗ для пилотного проекта автоматизации одного структурного подразделения. Запустили в работу, протестировали и расширили на все предприятие.
Как стало: Учет, согласование и хранение договоров происходят в одной информационной системе, многие рутинные операции теперь происходят автоматически. Работа приобрела более логичный и прозрачный характер. Мы используем аналитику, первичной информации для которой раньше просто не откуда было взять. Безусловно, автоматизация на таком крупном предприятии как наше - это длительный и сложный процесс, который продолжается и сейчас. Мы открываем для себя все новые и новые возможности повышения эффективности договорной работы. Специалисты Фирмы «ЛИСТ» глубже вникают в наши бизнес-процессы и со своей стороны также предлагают новые аспекты автоматизации.
На данный момент можно выделить следующие ключевые результаты:
- Договорная работа происходит в едином информационном поле, что позволяет эффективно контролировать и анализировать ее на всех этапах.
- Сократилось время согласования договоров.
- Сократилось время поиска нужной информации, повысилось качество обработки документов.
- Появились новые разрезы аналитики.
- Автоматизированы многие рутинные операции.
- Появились перспективы для более глубокой автоматизации бизнес-процессов.