О компании
Частное общеобразовательное учреждение "Татнефть-школа" (ЧОУ "Татнефть-школа"), находящееся в г.Альметьевск Республики Татарстан, реализует образовательные программы дошкольного и начального общего образования. Сохраняя отечественные образовательные традиции, "Татнефть-школа" в своей деятельности ставит цель - формирование разносторонней социально-активной личности на основе сочетания качественного уровня дошкольного и начального общего образования с широким спектром дополнительных образовательных программ.
Как было
При создании автоматизированной системы для ведения учета нами были выбраны программные продукты «1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3» как наиболее подходящий для ведения бухгалтерского и налогового учета и «1С:Дошкольное питание» для бухгалтерского, технологического и диетологического учета питания. Однако с самого начала было понятно, что данные типовые программы не автоматизируют ряд контуров учета, необходимых на нашем предприятии, а именно:
Не учитывается специфика расчетов с покупателями услуг.
В качестве покупателей услуг на нашем предприятии выступают родители наших воспитанников. Стоимость части оказываемых услуг напрямую зависит от числа дней посещения ребенком нашего учреждения, поэтому дни посещения необходимо учитывать по каждому ребенку. Кроме того, имеется программа лояльности: в ряде случаев за родителей оплату осуществляет предприятие-работодатель, что также требуется учитывать.
Необходимо было вести вручную в журналах табель посещения нашего учреждения детьми. На основе этих данных необходимо было в конце месяца по каждому из детей выставить несколько актов (по количеству оказываемых услуг) на родителя или работодателя, а также на каждый из актов формировать счет на оплату. Далее необходимо было вручную собирать пакеты документов по группам или классам для передачи родителям, а также подготавливать сводные таблицы–расшифровки сумм для работодателей. После того, как банк перечислял общую сумму, полученную от родителей, необходимо было данную сумму разбить по покупателям вручную и т.п.
Так как большая часть документов формировалась вручную, вырастала вероятность негативного влияния человеческого фактора, поэтому неизбежно требовалась дополнительная выверка корректности отражения взаиморасчетов.
Не учитывается специфика учета затрат по целевому финансированию.
На нашем предприятии используется целевое финансирование и как следствие существует необходимость:
- фиксации плановой сметы;
- сравнение фактических затрат с планом;
- перенос части распределяемых затрат за счет целевого финансирования с подтверждением операции справкой-расчетом.
Ведение этой информации в таблицах Excel не только отнимало бы значительное время, но и существенно снижало бы оперативность получения данных для принятия решений.
Поиск решения
За консультациями по автоматизации нашего специфического учета и решению вышеперечисленных проблем мы обратились ООО "Фирма ЛИСТ" - крупнейшей фирме-франчайзи 1С в Закамском регионе, имеющей большой опыт успешных внедрений автоматизированных систем на базе программ 1С.
Совместно со специалистами ООО «ЛИСТ» был проведен анализ вариантов решения на базе типовых (отраслевых) решений «1С». По критерию «эффективность/стоимость» было принято решение сделать доработку к программному продукту «1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3», уже используемому на нашем предприятии.
Как стало
Все бизнес-процессы, связанные с взаиморасчетами и планированием, а также использованием целевых средств теперь фиксируются в единой информационной системе. Появилась достоверная и оперативная информация по взаиморасчетам с покупателями наших услуг, а также информация по целевому финансированию. Это сократило ручные операции, повысило прозрачность учета, и как итог – повысило качество работы с клиентами.
На данный момент можно выделить следующие ключевые результаты автоматизации:
- В системе оперативно фиксируется табель посещения нашего учреждения детьми. Все заключенные договора с родителями или работодателями имеют четкую привязку к ребенку. Теперь по окончанию месяца бухгалтеру достаточно сформировать несколько документов оказания услуг (по числу услуг) для автоматического выставления всех актов. С помощью обработок автоматически выставляются счета на оплату. Более того имеется возможность распечатки пакета документов по группам и классам. Имеется возможность распечатки сводных актов для работодателей по специализированной форме.
- Автоматизировано выставление счетов на оплату, внедрена (совместно с банком) технология штрих-кодирования счетов на оплату. Это дало родителям удобство при осуществлении платежей, а банку - возможность предоставлять нам реестр в формате, удобном для автоматической разбивки оплат от родителей по договорам.
- Автоматизирована фиксация плана сметы. Мы имеем возможность автоматического получения отчетов для анализа смет на основе сравнения показателей плановых затрат и фактических затрат, отраженных первичными типовыми документами. Автоматизированы функции распределения затрат за счет целевого финансирования по стандартам предприятия. При этом все действия по распределению подтверждаются справками-расчетами по утверждённым в учетной политике формам.
Все это принесло реальную пользу, повысило эффективность работы нашего учреждения, в целом позитивно сказалось на результатах.
